صفحه اصلي > مقالات > نمایش مقاله 
نمایش مقاله
 
تهیه و تدوین:زهرا مهدیان مدیر روابط عمومی و امور بین الملل دانشگاه
اصول و مبانی روابط عمومی

روابط عمومی قلب تپنده سازمان و مغز متفکر ارگان ها است.

مقدمه:
در میان انبوهی از کار های روزمره و کوهی از گرفتاری های مدیران، شلوغی و ترافیک برنامه های ایشان جای خالی یک دستیار، یک سخنگو یک مدافع منافع سازمان و یک فردی که بتواند افکار و عقاید عموم مردم را به مدیران انتقال دهد وبا در نظر گرفتن منافع مردم مانع آشفتگی اذهان عمومی گردد  همواره احساس میشود.
بی شک یک کارشناس روابط عمومی میتواند بیش از نیمی از این جای خالی را پر کند.

یکی از عواملی که در سرنوشت هرگروه و فرد اهمیت و ارزش دارد و آنها را برای رسیدن به هدفشان یاری می دهد کیفیت رابطه آنها با مخاطبینی است که با آنها سرو کار دارند.

در دنیای سرد و بی روح و احساس امروز،و با نزدیک شدن به زندگی ماشینی از یک سو، و انبوهی از تبلیغات از سوی دیگر که هریک باعث ایجاد سردرگمی مخاطب میگردد تنها یک ارتباط صمیمانه و صادقانه است که مخاطب را به سوی سازمان جذب میکند.

در این میان نزدیک کردن اذهان عمومی به واقعیات سازمان، یکی از مهم ترین وظایفی است که بر عهده کارشناس روابط عمومی میباشد.

امروزه روابط عمومی بعنوان علم، دارای اصول و مبانی اولیه می باشد و عموما شاهد آن هستیم که واژه روابط عمومی در میان مردم استفاده می شود، بدون در نظر گرفتن اینکه واقعیت روابط عمومی چیست؟
آیا درزمره علوم پایه قرار می گیرد؟ یا هنری است که از خلاقیت بهره می گیرد و خود پس از موسیقی، نمایش، سینما و... هنر هشتم خوانده می شود؟

با تمام این تفاصیر هنر روابط عمومی در پیشبرد اهداف یک سازمان، از شناسایی خواسته ها و علایق مخاطبین یک سازمان دست نمی کشد و همواره در پی راه حلی مناسب در جهت ارتباطی موثر با افراد می باشد.

و هنرمند روابط عمومی بعنوان فردی مدافع حقوق سازمان و عموم مردم و هم چنین پل ارتباطی بین افراد سازمان و مدیریت با به کارگیری این هنرف سازمان را به سوی برقراری ارتباط موثر وبا کیفیت، با مخاطبین درون سازمانی و برون سازمانی هدایت میکند.

تاریخچة روابط عمومی در جهان

اگرچه از گذشته های دور پادشاهان و فرمانروایان از برخی روش ها و تکنیک های روابط عمومی بهره می جستند که شواهد و علائم این کوششها نشانگر نوعی برقراری ارتباطات و روابط عمومی است.

البته کاربرد اصطلاح روابط عمومی (Public Relation) به معنای مصطلح آن برای اولین بار به سال ۱۸۹۷ باز می گردد. این واژه در سالنامه ادارة اتحادیه راه آهن ایالات متحدة آمریکا به کار رفته است. اما تغییر و تحول در روشهای ارتباطی به صورت مدرن و امروزی آن با تأسیس واحدها و دفاتر روابط عمومی از آمریکا شروع شد که طی شش مرحله زمان بندی به موقعیت امروزی خود رسیده است.

از سال ۱۹۰۰ تا ۱۹۱۴ که با رشد بسیار سریع واحدهای اقتصادی، تولیدی و بازرگانی همراه بود و به موازات آن مبارزه افکار عمومی برعلیه مقاصد سودجویانه صاحبان صنایع رشد پیدا کرد. و همین امر صاحبان صنایع و شرکتها را به فعالیت های روابط عمومی جهت جلب افکار عمومی متوجه نمود. در سال ۱۹۰۶ اولین شرکت خصوصی خدماتی تحت عنوان روابط عمومی توسط آی وی لی (I V Lee) که فارغ التحصیل دانشگاه پریستون و خبرنگار روزنامه نیویورک ورلد بود ایجاد شد که این فرد را پدر روابط عمومی در آمریکا می نامند.

سال های ۱۹۱۸ تا ۱۹۲۹ به عنوان مرحلة پس از جنگ و رشد بسیار وسیع واحدهای روابط عمومی، بویژه در زمینه های اقتصادی و نیز تشکیل نخستین دورة آموزشی روابط عمومی در سال ۱۹۲۳ در دانشگاه نیویورک، که توسط (ادوارد.ال. برینز) تدریش شد.از سال ۱۹۲۹ تا ۱۹۳۹ که با رشد پیگیر، منظم و علمی روابط عمومی ها و اعمال کوششهای فراوان جهت ایجاد توازن و هماهنگی بین منافع فردی و مصالح عامه صورت پذیرفت.

سال های ۱۹۳۹ تا ۱۹۴۵ و جنگ جهانی دوم: در این دوره در کنار کمیته اطلاعات عمومی، دولت اقدام به تأسیس ادارة اطلاعات جنگ کرد و برخورداری از روابط عمومی بجز در آمریکا در سایر کشورها چون انگلیس، آلمان، فرانسه، هلند و ... هم احساس شد.

از سال ۱۹۴۵ تاکنون جهان با گسترش بسیار روزافزون واحدهای روابط عمومی روبرو بوده است و همراه با آن کتاب ها و مطالب زیاد در زمینة روابط عمومی تألیف شده است. مؤسسات آموزشی روابط عمومی، سازمانهای سنجش افکار عمومی، انجمنها و اتحادیه های روابط عمومی و بالاخره رشته های تحصیلی دانشگاهی روابط عمومی بوجود آمد و روابط عمومی در تمام دنیا به عنوان یک امر ضروری مورد توجه قرار گرفت.

تاریخچة روابط عمومی درایران

برای اولین بار در مرداد ماه سال ۱۳۳۲ هجری شمسی در نمودار سازمانی شرکت سهامی تصفیة نفت ایران مستقر در آبادان، اداره ای تأسیس شد که آن را روابط عمومی نامیدند. از سال ۱۳۴۰ به بعد با الگوبرداری از این شرکت، وزارتخانه ها و مؤسسات بزرگ دیگر نیز به ترویج واحدهایی به نام های انتشارات، مطبوعات، تبلیغات و اطلاعات که بعداً همگی به روابط عمومی تغییر نام یافت، پرداختند.

از سال ۱۳۵۰ ادارات روابط عمومی با شکل و ترکیب فعلی و با آیین نامه ها، اساس نامه ها و شرح وظایف خاص خود از گسترش بیشتری برخوردار شدند و توسط سازمان امور اداری و استخدامی کشور و وزارت اطلاعات و جهانگردی وقت (وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی) از سال ۱۳۵۴ تشکیلات جدید روابط عمومی در سازمان ها به تصویب رسید و به تدریج رشد و توسعة ادارات روابط عمومی به حدی رسید که امروز شاهد ان هستیم که هر مؤسسه، سازمان، کانون، نهاد و ... دارای روابط عمومی می باشد.

 

 تعریف روابط عمومی

تعاریف متعددی از روابط عمومی موجود است که هرکدام از زاویه خاصی به آن نگریسته است. ما در اینجا به تعدادی از آنها که توسط صاحب نظران برجسته این رشته مطرح شده است می پردازیم.

مارستین می گوید: روابط عمومی عبارت است از هنری که به کمک آن می توان مؤسسه، سازمان و فرد را مورد علاقه و احترام کارمندان، مشتری ها و مردمی که با آن سروکار دارند قرار داد.

دکتر حمید نطقی (پدر روابط عمومی ایران) در جایی روابط عمومی را وکیل مدافع سازمان در بیرون و مدعی العموم در داخل سازمان تعریف کرده است.

رکسی هارلو در تعریف روابط عمومی می گوید، روابط عمومی عبارت از دانشی است که توسط آن، سازمان ها آگاهانه می کوشند به مسئولیت اجتماعی خویش عمل کنند تا بتوانند تفاهم و حمایت کسانی را که برای مؤسسه اهمیت دارند، به دست آوردند.

اسکات ام کاتلیپ صاحب نظر روابط عمومی در جهان: روابط عمومی، اداره کردن وظایف شناسایی و ایجاد، حفظ و نگهداری روابط مطلوب و برجسته بین سازمان و جامعه است. جامعه ای که توفیق و ناکامی یک سازمان به آن وابسته است.

لانگ و هازلتون؛ روابط عمومی کارکرد ارتباطی مدیریت است که از طریق آن سازمان ها با محیط خود سازگار می شوند، آن را اصلاح می کنند و تغییر می دهند یا آن را حفظ می کنند تا به اهداف سازمانی دست یابند.

تعریف انجمن جهانی روابط عمومی: انجمن جهانی روابط عمومی در ماه می ۱۹۶۰، تعریف زیر را برای روابط عمومی تدوین و تصویب کرد. همین تعریف در نشست سال ۱۹۸۷ مکزیکو، مورد تائید قرار گرفت.

ویژگی های روابط عمومی

ـ روابط عمومی علم و دانشی است

ـ کوشش آگاهانه و برنامه ریزی شده

ـ وسیله جلب نظر، تفاهم و پشتیبانی مخاطبان و حفظ و نگهداری آن با استفاده از وسایل مختلف نظیر رسانه ها

ـ بخشی از وظایف مدیریت سازمان

ـ فعالیتی مبتنی بر تحقیق

ـ روابط عمومی هنر است

ـ توجه به تجزیه و تحلیل گرایش ها

ـ وسیله مشاورة مدیران

ـ وسیله تغییر در افکار عمومی

ـ وسیله اطلاع رسانی به مردم

ـ وسیله ایجاد ارتباط دوسویه بین سازمان با مخاطب و بالعکس

ـ وسیله ایجاد ارتباط اقناعی

براساس آنچه که بیان شد، می توان تعریف کاملی را برای روابط عمومی ارائه داد: روابط عمومی، مجموعه ای از عملیات ارتباطی آگاهانه مبتنی بر برنامه و تحقیق است که با استفاده از شیوه های علمی و هنری به دنبال ارتباط با مردم و اطلاع یابی از نظرهای آنان، تجزیه و تحلیل گرایش های مخاطبان و افکار عمومی به منظور گفتگو با آنان برای رسیدن به تفاهم با کاربرد روش ها و ابزارهای ارتباطی نوشتاری، گفتاری، دیداری و شنیداری است.

فعالیت های روابط عمومی

از آنجا که وظیفه روابط عمومی ها، مردم داری، تعاطی افکار، شکیبایی و بردباری در شنیدن، صداقت و انصاف در پاسخگویی و ... است و همچنین مؤظف به اجرا و انجام وظایف و فعالیت های خود می باشند در این بخش به طبقه بندی فعالیت های یک روابط عمومی می پردازیم چرا که اجرای این شاخص ها و فعالیت ها مورد انتظار از یک روابط عمومی کارآمد است.

ارتباطات مردمی

الف) ارتباطات مردمی در شاخه دریافت پیشنهادها

داشتن فرم پیشنهادها،  نحوه جمع آوری پیشنهادها، داشتن دبیرخانه یا واحد مرتبط ، طبقه بندی پیشنهادها و ارائه جدول، چگونگی قدردانی از افراد پیشنهاد دهنده، پیگیری پیشنهادها، ارزیابی اثربخشی پیشنهادها

ب) ارتباطات مردمی در شاخه پاسخگویی

استفاده از راهکارهای مختلف نظیر نامه، صندوق پستی و ...، استدلال کافی و اقناع لازم در پاسخگویی، ستون پرسش و پاسخ در نشریه داخلی سازمان، جلسات پرسش و پاسخ کارکنان و مردم، اختصاص تلفن و پست صوتی

عمده ترین اهداف واحد ارتباطات مردمی در یک واحد روابط عمومی را می توان به شرح زیر فهرست کرد:

۱) ایجاد ارتباط حضوری و چهره به چهره بین مدیران سازمان با مردم و کارکنان

۲) تکمیل فرآیند اطلاع رسانی به مردم و کارکنان

۳) رفع مشکلات کارکنان و مردم

۴) ایجاد ارتباط دوسویه با مردم و کارکنان، دریافت پیامهای ارایه شده که در نهایت، رضایتمندی و قانع شدن آنان را در پی دارد؛

۵) بسط و توسعه ارتباط بین مدیریت و کارکنان سازمان به منظور رفع مشکلات کارکنان

۶) ایجاد مجرای مناسب برای آشنایی با نقطه نظرها، دیدگاهها، پیشنهادها و مشکلات مردم و کارکنان

ج) سازماندهی ارتباطات مردمی

بی تردید تحقق و تامین اهداف یادشده، مستلزم طراحی واحدی به نام «ارتباطات مردمی» است تا بتواند ضمن برنامه ریزی و نظارت بر انجام آن، فعالیت های ارتباطات مردمی را به مرحله اجرا بگذارد. ضمناً باید به این نکته توجه داشت «ارتباطات مردمی، صرفاً پاسخگویی به تلفن ها و یا پاسخ به چند نامه نیست، بلکه «ارتباط مردمی» ایده آل، باید بتواند به اهداف مورد نظر، جامة تحقق بپوشاند.

انواع ارتباطات مردمی

مهمترین انواع «ارتباطات مردمی» که روابط عمومی باید آنها را در برنامة عملی سالانه خود منظور کند، عبارت است از:

الف) ارتباطات مردمی درون سازمانی،    ب) ارتباطات مردمی برون سازمانی

اهم شیوه های مرسوم برون سازمانی:

۱) برگزاری جلسه با هریک از اقشار مردم

بی تردید، هیچ خدمتی وجود ندارد که به نحوی کلیه اقشار مردم را تحت تاثیر قرار ندهد، لذا در برنامه ریزی ارتباطات مردمی، باید برای هریک از گروه های هدف برنامه ریزی کرد. ضمن اینکه باید توجه داشت که هر سازمانی باید به طور ویژه مخاطبان خاص خود را در طراحی ارتباطات مردمی منظور کند.

۲) ارتباطات مردمی تلفنی

از شیوه های مرسوم و مؤثر در ارتباطات مردمی، اختصاص چند شماره تماس برای ارتباط تلفنی مخاطبان با روابط عمومی سازمان به عنوان سخنگوی دستگاه ذی ربط است. این شیوه به مخاطب امکان می دهد تا هر آن، در صورت تمایل، از طریق تلفن، دیدگاهها یا مسایل خود را مطرح سازد.

۳) ارتباطات مردمی مکاتبه ای

یکی از شیوه های قدیمی و پایدار ارتباطات مردمی به ویژه در بعد برون سازمانی، دریافت نامه های مردم و پاسخگویی دقیق و صحیح به آنهاست. در این مورد، روابط عمومی باید در دوره های زمانی معین، نامه ها را افزون بر ارسال پاسخ برای هریک از آنها، تجزیه و تحلیل کند و طبق رویه یادشده به مدیریت سازمان منعکس سازد.

۴) حضور مدیران در بین مخاطبان خاص

ارتباطات مردمی برون سازمانی خود باید مخاطبان خاصی را دعوت کرده و جلسه پرسش و پاسخ بین آنان و مدیریت برگزار کند باید افزود که شیوه دیگر ارتباطات مردمی برون سازمانی، حضور مدیران در بین مخاطبان خاص است که حتی تاثیر مثبت آن بیشتر از شیوه های قبلی است.

روابط عمومی، وظایف، کارکرد

ارتباط با رسانه ها

ارتباط روابط عمومی ها با رسانه ها، یکی از وظایف اصلی روابط عمومی است؛ به گونه ای که یکی از تعاریف روابط عمومی، آن را کاربرد خردمندانه «رسانه ها» برای نفوذ در «افکار عمومی» می داند. بنابراین توفیق روابط عمومی در تاثیرگذاری کامل بر افکار عمومی نیازمند بهره برداری بهینه از ارتباط سنتی، رسانه ای و مستقیم است. وسایل ارتباط جمعی با داشتن ویژگی هایی نظیر سرعت انتشار پیام، گسترة توزیع پیام، افزایش گیرایی و جذابیت پیام و نیاز نداشتن به صرف هزینه های زیاد، از قابلیت شایان توجهی برای کاربرد در روابط عمومی برخوردار هستند، به عبارت صریحتر روابط عمومی بدون کاربرد رسانه ها، نمی تواند به اهداف خود دست یابد و برای توفیق خود، محتاج و نیازمند ارتباط اصولی با رسانه هاست. تأمل در کارکردهای رسانه ها و روابط عمومی، نشان می دهد که این دو از لحاظ شیوه های کاری و اهداف، دارای شباهت و فصل های مشترک زیادی هستند که در زیر به برخی از آنها اشاره می شود.

۱) اطلاع رسانی: یکی از وظایف اصلی رسانه ها، اطلاع رسانی به مردم است. رادیو، تلویزیون و مطبوعات، هر روز انبوهی از اطلاعات و پیام ها را به صورت نوشته یا صدا و تصویر در قالب های مختلف همچون خبر، گزارش، مقاله، مصاحبه، فیلم، نمایش و .... به مردم عرضه می کنند. از طرف دیگر، مطالعة شرح وظایف روابط عمومی حاکی از آن است که روابط عمومی نیز همچون رسانه ها، درصدد اطلاع رسانی است و این از وظایف عمدة آن محسوب می شود.

۲) تاثیرگذاری بر افکار عمومی: تاثیرگذاری بر افکار عمومی و جلب توجه آن، از اهداف مشترک رسانه ها و روابط عمومی است. همچنین، هردو، از افکار عمومی تاثیر پذیرفته و سعی دارند برای کارآیی بیشتر، پس فرمت های آن را درباره عملکرد خود بررسی کنند.

۳) مخاطبان یکسان: رسانه ها و روابط عمومی دارای مخاطبان یکسان هستند که همانا مردم می باشند گرچه ممکن است که روابط عمومی با هدف تاثیرگذاری خاص، مخاطبان خود را به طبقات مختلف تقسیم کرده و دایره و شعاع پیام آن محدودتر از رسانه ها باشد.

۴) استفاده از فنون و ابزارهای مشترک: رسانه ها و روابط عمومی هردو از فنون و ابزارهای یکسان استفاده می کنند. استفاده از عکاسی، تصویربرداری، نویسندگی، خبرنویسی، گزارش نویسی، گرافیک، طراحی و ... بخشی از فنون و ابزارهای مشترکی هستند که این دو به کار می برند.

آموزش در روابط عمومی

آموزش کارکنان روابط عمومی و بهسازی توان علمی – تخصصی آنان، یکی از امور بسیار ضروری در روابط عمومی است. بایستی با کاربرد شیوه های مختلف کوشید تا کارکنان روابط عمومی پیوسته با آخرین مطالب علمی روز در زمینه های روابط عمومی و ارتباطات آشنا شوند.

برگزاری دوره های کوتاه مدت آموزشی بویژه برای کارشناسان رشته های غیر مرتبط با روابط عمومی و کارکنان ساده و نیز عمق بخشیدن و نوسازی معلومات تخصصی کارشناسان دارای مهارت های علمی دانشگاهی درباره روابط عمومی و ارتباطات نیز ضروری است. اجرای چنین دوره هایی، هم تخصصی کارکنان را افزایش می دهد و هم با احتساب آن در ارتقای گروه شغلی، آنان از انگیزشی کافی برخوردار خواهند شد.

امور فرهنگی و نمایشگاهها

بخشی از فعالیت های روابط عمومی، شامل فعالیت ها و امور فرهنگی و نمایشگاهی است که در این بخش یکی از اهداف عمده روابط عمومی، یعنی فرهنگ سازی دنبال می شود. برای آشنایی بهتر با این نوع فعالیت ها، فهرست اهم فعالیت های این بخش بیان می شود:

۱) برگزاری مراسم و گرامیداشت مناسبتها

۲) برگزاری نمایشگاه های داخلی و خارجی

۳) اجرای امور سمعی و بصری شامل تولید عکس، فیلم، اسلاید، پارچه نویسی و خطاطی

۴) برگزاری سمینار

 چارت تشکیلات روابط عمومی

بدون شک هر وزارتخانه، ارگان، سازمان یا مؤسسه کوچکی نیاز به تشکل منسجم و ثابتی به نام روابط عمومی دارد. چارت تشکیلات روابط عمومی ها برحسب نوع خدمتی که به جامعه ارائه می کند متفاوت است. در سازمان های خدماتی، رفاهی، تجاری و سیاسی چارت این تشکیلات شکل خاصی بخود می گیرد. به عنوان مثال در یک مؤسسه تجاری پس از مدیریت روابط عمومی وجود یک وکیل حقوقی یا مشاور مدیریت لازم است در حالیکه در یک سازمان دولتی که عموماً سیاستگذاری و هدایت برنامه های کلان را برعهده دارد وجود یک معاون به جای وکیل حقوقی یا مشاور ضروری تر به نظر می رسد. در رده های بعدی واحدهای مجزا و پراهمیتی چون ارتباط با رسانه ها، ارتباطات مردمی، واحد تبلیغات و انتشارات را پیش رو داریم که در واقع نمایة بیرونی سازمان را حفاظت می کنند یا به عبارت دیگر وکیل مدافع سازمان هستند و در عین حال به روابط دوسویة درون و برون سازمانی پرداخته و به آن عینیت و نظم می بخشند.

همچنین واحدهای سمعی و بصری، کتابخانه و رایانه و اینترنت از بخشهای ضروری روابط عمومی بشمار می روند که در سرعت بالا بردن اطلاعات روزمره کارکنان و دستیابی به دانش روز نقش بسزایی ایفا می کنند. ایجاد سایت اینترنتی جهت انتشار اخبار سازمانی و جمع آوری اطلاعات ضروری قسمت مهمی از یک روابط عمومی نوین است و به همین جهت مخاطب همیشه به اخبار و اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی خواهد داشت.

اصول و مبانی روابط عمومی

امروزه روابط عمومی به عنوان علم دارای اصول و مبانی اولیه می باشد. عموماً شاهد آن هستیم که واژه روابط عمومی در میان مردم استفاده می شود بدون در نظر گرفتن اینکه واقعاً روابط عمومی چیست؟ آیا در زمره علوم پایه قرار می گیرد یا هنری است که از خلاقیت بهره می گیرد و خود پس از موسیقی، نمایش، سینما و ... هنر هشتم خوانده می شود.

در شناخت اصول اولیه روابط عمومی می توان به وظایف درون سازمانی و برون سازمانی اشاره کوتاهی داشت. یک روابط عمومی در وهلة اول باید با توسعة بهداشت روانی در محیط کار و ایجاد امنیت فکری در میان کارکنان زمینة همکاری و ارتباط متقابل را در میان آنان بوجود بیاورد که در نهایت به تقویت احساس مسئولیت در مجموعه منجر خواهد شد. در ضمن رسیدگی به درخواستها و پیشنهادهای کارکنان و کنترل و نظارت برامور رفاهی، تأمینی و هنری آنان از جمله فعالیتهای درونی سیستم روابط عمومی می باشد.

یک روابط عمومی فعال و مفیدباید با شرکت در جلسات مهم دستگاه و ارتباط مستقیم با مسئولین دستگاه به صورت مستمر کارکنان را از چگونگی سیاست ها، تصمیمات جدید و آیندنگری ها آگاه نماید و با حضور در سفرهای داخلی و خارجی مسئولین مربوطه در جریان مستقیم آخرین طرح های دردست اجرا و برنامه ها و خط مشی ها قرار بگیرد. در کنار این وظایف خطیر، انجام امور خطاطی در زمینه های تبلیغاتی تهیه آرشیو سمعی و بصری و تنظیم شعائر و برگزاری مراسم مذهبی و مناسبت ها از فعالیت های خرد واحد روابط عمومی محسوب می شود ( اگرچه متأسفانه در تعدادی از واحدهای روابط عمومی جایگاه واقعی و وظایف خرد و کلان تعویض شده است)

از مهمترین وظایف و فعالیتهای برون سازمانی باید به سنجش افکار عمومی جامعه نسبت به سازمان یا ارگان مربوطه اشاره کرد.

روابط عمومی باید با شناخت دقیق مخاطبین خاص و عام با استفاده از ابراز دقیق و انتخاب روش مناسب به معرفی شایسته از سازمان بپردازد و ضمن برقراری ارتباط مستمر و منسجم با وسایل ارتباط جمعی، در راستای معرفی سازمان از طریق آنها به ایجاد رابطه دوسویه بین مردم و سازمان همت گمارد.

یک روابط عمومی قدرتمند زمینه ساز مدیریت قدرتمند است و می تواند با نفوذ در عمق افکار عمومی و مطالعه و بررسی دقیق و کارشناسی به جمع آوری اخبار و اطلاعات بیرونی مورد نیاز دستگاه بپردازد و با پردازش این اطلاعات جهت ایجاد تغییرات مطلوب مخاطب در سازمان اقدام مقتضی و کارشناسانه بعمل آورد. در مقابل با توجیه و تحلیل برنامه ها نقش سخنگوی آن سازمان را در جهت روشن شدن اذهان عمومی بخوبی ایفا نماید. از اهرم های موثر برای ایفاء نقش برون سازمانی و اطلاع از افکار عمومی می توان به نصب صندوق پیشنهادات و انتقادات، نصب صندوق پستی و اعلام تلفن پیامگیر اشاره کرد.

در راستای همین اصول، روابط عمومی در جهت رسیدن به یک جامعة مدنی باید نقش پاسخگویی و اطلاع رسانی را به خوبی ایفا نماید و با نیروهای کارشناسی خود به ساخت صحیح افکار عمومی بپردازد یک روابط عمومی مثبت اندیش کسب اطلاعات را حق قطعی مخاطب تلقی می کند و ضمن حرمت به کرامت انسان ها و جلب مشارکت عمومی از شکل گیری و رواج شایعه جلوگیری خواهد کرد. چرا که شایعه محصول ابهام و نیاز اطلاعاتی است و این ابهام مانع رشد و تکامل جامعه مدنی خواهد بود. پس می توان چنین نتیجه گرفت که در جامعه هر شایعه ای نتیجه ضعف قدرت روابط عمومی آن جامعه است.

در اینجا به ذکر جمله ای از دکتر نطقی اکتفا می کنیم که: هر مدیریتی شایسته همان روابط عمومی است که دارد.

کارشناسان روابط عمومی جهت دستیابی به این اهداف والا باید از متون و تکنیک هایی بهره ببرند که می توان آنها را به ۳ بخش فنون دیداری، گفتاری و نوشتاری تقسیم کرد.

برگزاری نمایشگاه به منظور در معرض دید قراردادن محصولات یا خدمات سازمان با استفاده از ابزارهای ارتباطی مثل عکس، فیلم و اطلاعیه های خبری از فنون دیداری روابط عمومی محسوب می شود.

سخنرانی ابزاری است که می توان با استفاده از آن در مدت کوتاهی پیام را به تعداد زیادی از مخاطبین ارائه داد. این فن نوعی اطلاع رسانی حضوری و چهره به چهره به شمار می رود. جلسات پرسش و پاسخ بین کارکنان و مدیریت و ایجاد فضای تریبون آزاد از مصادیق بازر فنون گفتاری روابط عمومی است در این میان برگزاری کنفرانس های خبری از مهمترین مباحث روابط عمومی به جهت تزریق صحیح و بی واسطه اطلاعات به رسانه ها و پس از آن به مخاطبان خاص و عام سازمان به شمار می رود که از اصول اولیه و بارز واحد روابط عمومی محسوب می شود.

تهیه گزارش سالیانه و تنظیم این گزارش در حقیقت تهیه یک سند اطلاعاتی است که در آن سازمان نحوة عملکرد سال گذشته خود را با استفاده از آمار، عکسها و مقالات به اطلاع مدیریت کلان می رساند در این میان نشریة تخصصی هر مجموعه گویاترین زبان و مهمترین عضو روابط عمومی بشمار می رود. انتشار نشریه داخلی یکی از فنون روابط عمومی در بخش درون سازمانی است. این نشریه در واقع نوعی نشریه اداری است که روابط عمومی با اهدافی همچون اطلاع رسانی، پرکردن اوقات فراغت کارکنان و خانواده های آنان پاسخگویی به پرسشهای کارکنان، تقویت اندیشه ها و ارزشهای کاری و سازمانی، توسعه و تقویت تفاهم بین مدیریت و کارکنان به طور منظم و در فاصله زمانی معین منتشر می شود. یک روابط عمومی قدرتمند می تواند با استفاده از این ابزار در بالا بردن سطح آگاهی های عمومی و تخصصی کارکنان بهره برده و علم و دانش روز جهانی را از این طریق به نیروهای درون سازمانی انتقال دهد و برای همیشه نقش بازوی آموزشی و اطلاع رسانی را ایفا نماید، برای تعیین و انتخاب بخش های مختلف نشریه باید از هدف انتشار نشریه و مخاطبان و نیازهای اساسی آنان اطلاعات کافی و مورد نیاز را بدست آورد.

مخاطب شناسی یکی از مبانی روابط عمومی است که می توان به عنوان رکن اولیة یک روابط عمومی به آن پرداخت پس از شناخت دقیق مخاطب به ارزیابی نیازهای آنان پرداخته می شود و براساس نیاز مخاطبان است که اطلاعات مورد نیاز گردآوری شده و در اختیار آنان قرار می گیرد. یکی از شیوه های شناخت مخاطب اطلاع یابی است که بوسیله شیوه های مختلف از قبیل نظرسنجی و افکارسنجی و ... از نیروهای درون سازمانی و برون سازمانی به آن دست می یابیم و پس از اطلاع یابی کارکرد دوم روابط عمومی که همانا اطلاع رسانی است آغاز خواهد شد اما دیگر در روابط عمومی نوین سر ریز حجم بالای اطلاعات ملاک عمل نیست بلکه امروزه باور کارشناسان روابط عمومی براین است که کار روابط عمومی با ارزیابی آغاز و با ارزیابی خاتمه می یابد در واقع زمانی که کارشناس روابط عمومی نیاز مخاطب را ارزیابی کرد به تعیین و غربالگری اطلاعات مورد نیاز آنان می پردازد و با استفاده از فنون و شیوه های مفید و مؤثر این اطلاعات را به سمع و نظر مخاطب می رساند اما این آغاز راه است. در یک واحد روابط عمومی قدرتمند باید مجدداً جامعة مخاطبین مورد ارزیابی قرار بگیرند تا تأثیر ارائه اطلاعات بر آنان مشخص شود و با استفاده از این ارزیابی نهایی است که در واقع می توان به کارآیی روشهای بکار برده شده دست یافت و در جهت ارتقاء سطح آن اقداماتی به عمل آورد. در نهایت مشاهده می کنیم که افکارسنجی و ارزیابی در خاتمه به همان اندازه ارزیابی اولیه مهم و ضروری به نظر می رسد.

چرا که یک سیستم فعال و پویا نه تنها از بدست آوردن تجربیات جدید بی نیاز نیست بلکه مشتاقانه در جهت رسیدن به هدف والای خود به آزمون و خطا و استفاده از روشهای مؤثرتر دست خواهد زد که در نهایت همین سیستم قوی روابط عمومی می تواند برای رسیدن به هدف راه کوتاه تر را با استفاده از تجربیات و ارزیابی های مشابه گذشته انتخاب نماید.

کلام آخر

 
 

 

نام روابط عمومی که می‌آید سیلی از واژه‌ها سرازیر می‌شود. قلب تپنده سازمان، مغز متفکر ارگان، رابط رئیس و مردم، صدای کارمندان، ویترین ادارات، رهبر سمفونی داده‌ها، در عصر انفجار اطلاعات باخبرترین فرد نسبت به بقیه، سخنگوی دهکده جهانی و.... همه توصیف فعالیت‌های روابط عمومی است.

هر چند که امروزه انتظارات از روابط عمومی‌ها بالا رفته اما همینقدر که نقش روابط عمومی در اذهان عموم پررنگ‌تر شده است، نشان از گستردگی دامنه فعالیت‌ها و حضور موثر این نهاد دارد.

امروزه روابط عمومی در دسته شغل های پراسترس طبقه بندی می شود و حال این درجه سختی به اثبات آماری رسیده است. مدیران روابط عمومی‌ها افراد متخصص در زمینه کنترل آسیب‌ها بوده و بنابراین نیازمند توانایی تفکر و عمل سریع در شرایط پراسترس و تنش‌زا هستند.

در صدر فهرست مشاغل پراسترس، مشاغلی که افراد با فعالیت در آنها در معرض خطر جسمی و واقعی هستند، قرار دارند از قبیل شغل‌های نظامی، آتش نشانی و خلبان هواپیما؛ چه چیزی باعث می‌شود که روابط عمومی، جزو مشاغل سخت طبقه بندی شود. شغل‌هایی مانند مدیر روابط عمومی، خبرنگار روزنامه و حتی هماهنگ کننده، جزء پراسترس ترین مشاغل قرار می‌گیرند به دلیل ضرب الاجل‌ها و موشکافی دقیق در مقابل دیدگان مردم است.

اگر دقت کرده باشید بیشتر کسانی که مسئولیت روابط عمومی را می پذیرند بر خلاف سایر کارکنان به حرفه خویش علاقه‌مندند و این حرفه را بخشی از زندگی شخصی خویش می بینند. چراکه روابط عمومی منحصر به مکان و زمان خاصی نمی شود و هر لحظه که رخدادی راجع به اداره مورد نظر پیش بیاید، روابط عمومی خودش را ملزم به ارائه گزارش و خبر می داند.

روابط عمومی مانند مدیریت ذاتی است و باید در خون افراد باشد، هیچ کسی با کلاس رفتن و مدرک گرفتن یک روابط عمومی موفق نمی شود اگر در وجودش این موهبت الهی به ودیعه گذاشته نشده باشد. البته نقش کلاس ها و دوره های مختلف در اجرای بهتر این مسئولیت انکارناپذیر است.

 روابط عمومی نوک پیکان هر اداره و سازمان است که اگر در کارش قصور کند کل مجموعه زیر سوال می رود، پس الزاما باید خوب باشد و پیشرفت کند. در همین راستا شرکت در دوره های خبرنویسی، فن بیان، خودشناسی و ... برای کارآمد شدن وی موثر است.

آنچه که سبب می‌شود ویترین یک اداره زیباتر و قویتر جلوه کند، انگیزه است که آن هم به دست مدیران محترم ادارات فراهم می شود چراکه انگیزه همیشه مساله مالی نیست بلکه روابط عمومی را در جایگاه اصلی خودش پذیرفتن انگیزه است.

 

 

عنوان
 
عنوان
 
نظرسنجی
شعار بهداشتي امسال بر چه موضوعي تاكيد دارد؟

تهديد مقاومت دارويي
پیشگیری از بیماری دیابت
سلامت مادران و كودكان
سلامت رواني و اجتماعي

مدیریت منابع
معاونت توسعه مدیریت و منابع
وزارت بهداشت
دبیرخانه کمیته نظام پیشنهادات
20045566 : کل بازدید 2404 : بازدید امروز 0.45 : زمان بارگزاری صفحه 65595 : بازدید این صفحه 12 : بازدیدکنندگان آنلاين